Czy identyfikatory ze zdjęciem łamią prawo?

Od momentu, gdy w życie weszło unijne rozporządzenie RODO, cały czas pewne kwestie są dla przedsiębiorców niejasne. Do połowy zeszłego roku do UODO wpłynęło ponad 600 pytań w sprawie zastosowania przepisów. Wielu przedsiębiorców zastanawia się na przykład, czy zamieszczanie danych i wizerunku na pracowniczych identyfikatorach ze zdjęciem (lub też na stronie internetowej firmy) jest zgodne z prawem. Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu bliżej.

Kiedy identyfikatory są zgodne z prawem?

Zazwyczaj obowiązek posługiwania odpowiednimi oznaczeniami wynika ze względów bezpieczeństwa. Identyfikatory wprowadza się po to, aby niepowołane osoby nie mogły dostać do firmy, ani podszywać pod jej pracowników. Stosowanie identyfikatorów w danej organizacji powinno bazować na wewnętrznych regulaminach pracy, które z kolei muszą być zgodne z nowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Prawnie uzasadniony interes firmy może być przesłanką do tego, aby firma miała prawo przetwarzać informacje w postaci wizerunku pracowników np. na identyfikatorach. Przed ich wprowadzeniem należy więc dokładnie przeanalizować przepisy wewnętrzne w firmie.

Kodeks pracy

Kodeks pracy wskazuje, jakich  danych osobowych żądać może pracodawca od osoby już zatrudnionej, bez konieczności odebrania w tym zakresie zgody na ich przetwarzanie. Nie ma tam jednak mowy o wizerunku pracownika, który pojawia się na identyfikatorach ze zdjęciem. Praktyka jest różna. Zazwyczaj pracownik udziela zgody na podstawie przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych bądź firma sama podejmuje decyzję o wprowadzeniu identyfikatorów ze zdjęciem na podstawie wcześniej wspomnianej przesłanki o „uzasadnionym interesie prawnym” (np. bezpieczeństwo firmy). Jeśli pracodawca chce rozpowszechniać wizerunek pracowników w Internecie, musi on zdobyć od nich odpowiednie zgody na wykorzystanie i rozpowszechnianie wizerunku na gruncie przepisów prawa autorskiego. Warto odpowiednio zadbać o zabezpieczenie danych pracowników, aby nie narazić się na wysokie kary.

Do góry